İşletmelerde Özlük Dosyası

İşletmelerde  Özlük Dosyası

İşletmenin kurumsal hafızası desek yanlış olmaz diye düşünüyorum.

İşletmelerde  unvanı  fark etmeksizin  her çalışan için ayrı ayrı oluşturulması  gereken ,çalışanların tüm bilgilerinin ,belgelerinin  saklandığı  ve güncel tutulması gereken  bir dosyadır.

Bu dosya  çalışanın  istenilen belgeleri iş yerine teslim etmesi ve sonrasında SGK kaydının başlatılması ile  birlikte  oluşmaya başlar  ve işletme ile  ilişkisi kesilene kadar doldurularak güncellenir.

Bu  dosyada  bulunan bilgiler  gizlidir ve  diğer üçüncü kişiler  ile paylaşılması yasaktır.

Yine bu süreçte tüm bu belgelerin toplanma sürecinden sonraki yönetim ve kategorize  edilme aşaması  İnsan Kaynaklarının sorumluluğundadır.

Özlük Dosyası  Tutulması Zorunlu mudur ?

Evet zorunlu bir belgedir. İşletmelerin özlük dosyası tutması 4857 sayılı İş Kanununun 75.maddesinde tanımlanarak tüm işletmeler için zorunlu hale getirilmiştir.

Zorunluluğu belirten bu kanunda , özlük dosyası için belirli bir şekil kaydı belirtilmemiştir. İşletmeden işletmeye şekil değiştirebilmektedir.

Özlük Dosyası Hangi Durumlar İçindir ?

Özlük dosyasının ilk oluşturulma amacı, işletmelere herhangi bir denetim olması  durumunda ,denetim yapan  kişiye cevap verebilmek ve çalışanların sigorta , iş sağlığı ve güvenliği, izinleri, ücretleri gibi bilgilerini düzenli bir şeklide denetçiye sunmaktır.

Ayrıca özlük dosyası bir işletmenin  bilgi ve belge  toplamada ne kadar  başarılı ve  kurumsal bir firma  olduğunu ortaya koyan bir göstergedir.

Ayrıca  bu dosya, ileride bir gün  işveren ile çalışan arasından herhangi bir anlaşmazlık veya mahkemelik bir durum olduğu zaman referans olarak  gösterilebilecek bir  belgedir.

Özlük dosyalarının iyi düzenlenmediği ve bunun fark edildiği durumlarda ise  devlet tarafından işletmeye  her bir çalışan için ayrı ayrı  olmak üzere ceza kesilmektedir.

Özlük Dosyasında  Mutlak Şekilde Bulunması Gereken Belgeler

– Nüfus cüzdanı fotokopisi

– Nüfus kayıt örneği

– İkametgâh Belgesi

– Diploma fotokopisi

– Sağlık raporu

– Kan grubu kartı

– Adli sicil kaydı

– 2 adet resim

– Aile durumunu bildirir belge

– Askerlik durumunu gösteren belge

– İş Sözleşmesi / Hizmet Sözleşmesi

– SGK işe giriş bildirgesi

 

Çalışanın Niteliğine  Göre Bulunması Gereken Belgeler

-Yabancı  işçi çalıştırma durumunda, izin belgeleri,

-Teşvik prim belgeleri,

-Sicilinde belirli bir hüküm olan çalışanların İŞKUR  kayıtları,

-Engelli personel için, Sakatlık Raporu fotokopisi,

 

İşin Niteliğine Göre  Bulunması Gereken Belgeler

-İşçi fazla mesai yapmış ise işçinin onayı olan belge,

-İşçinin işe uygun  olduğunu gösteren doktor raporları,

-İşçinin haftalık  vardiya  raporları,

-İşçiye teslim edilen  araç ve gereçlerin zimmet belgesi,

-İşçiye yaptırılan periyodik sağlık raporları,

-Ağır ve tehlikeli işte çalışanların,sağlık kontrol raporları.

 

Mevcut  İşe Devam Eden Personelin Dosyasında Bulunması Gereken Belgeler

-İmzalı  şekilde olan bordro belgeleri,

-Varsa  işçiye verilen cezaların raporu,

-Ücretli, ücretsiz, mazeret, yıllık izinlerinin belgeleri,

-Bayanlar  için  doğum izni raporları,emzirme izinleri

İstirahat ve iş göremezlik raporları

-Maaş zammı, terfi ve  görev yeri nakli gibi  değişimleri belirten  belgeler,

-Performans değerlendirme formları

-İş kazası tutanakları

-İşçi hakkında yapılan tüm resmi yazışmalar

 

İşten Çıkma Sürecinde  Dosyada Bulunması Gerekli Belgeler

-İbraname,

-İhbarname

-SGK işten ayrılma belgesi,

-İstifa Dilekçesi

-Çalışma Belgesi/Hizmet Belgesi

-Kıdem ve İhbar  Tazminat Bordroları

-Fesih bildirimi

-Varsa haklı fesih  bu durumu kanıtlayan belgeler.

Bir sonraki yazıda  görüşmek dileğiyle sağlıcakla kalınız…

Bir cevap bırakın
Son Yazılar